各研究生培养学院： 

　　 为进一步加强学生档案管理工作，学校印发了《中南林业科技大学学生档案管理办法》 （中南林发〔2017〕163号）（附件1）。根据我校研究生档案实际情况，结合文件就相关事项补充说明如下： 

　　一、研究生档案管理 

　　（一）档案接收：新入校研究生档案材料一般由原档案管理单位按照学生档案指定寄送方式寄至学生录取学院党委/党总支。学生自带的档案，必须为密封状态。学生档案已被拆封的，各学院有权不予接收，并通知学生将档案寄回原档案管理单位审查无误、密封完整后，按照学生档案指定寄送方式寄回学院审查。 

　　（二）档案审查：各学院及时处理档案审查中发现的问题，档案材料有问题的、缺失的要及时通知学生回原档案管理单位办理材料催调补齐手续。确因客观原因无法补齐的，应在该生档案目录上做出标注，并在档案转递或移交时进行说明。对原档案未调入学校的研究生，需由研究生本人签字确认。 

　　（三）档案内容：一般应包括高中、大学阶段的学业档案，包含但不限于成绩单、学籍信息、毕业鉴定材料、学位材料、奖惩材料、组织材料（入党入团材料）或其他工作、服兵役等材料。 

　　（四）档案归档：审核通过后，及时换装档案袋，用黑色水笔（严禁用圆珠笔、铅笔或复写纸书写）填好基本信息，于新生入学后一个月内将《研究生档案移交花名册》（以下简称《花名册》，见附件2）报研究生工作部备案。 

　　（五）毕业生档案整理 

　　（1）硕士毕业生档案必须包括下列①-⑥项： 

　　①攻读硕士学位研究生录取登记表； 

　　②研究生入学登记表（2022届起新增） 

　　③攻读硕士学位期间成绩单（加盖成绩专用章）； 

　　④毕业答辩决议书； 

　　⑤硕士学位授予决议书； 

　　⑥毕业研究生登记表； 

　　⑦报到证白联（升学和中心托管无此项）； 

　　⑧党团组织材料和其他有必要归档的奖励证明材料。 

　　⑨前置阶段学业/工作档案（入学时未调入则无此项） 

　　（2）博士毕业生档案必须包括下列①-⑦项： 

　　①博士报考登记表； 

　　②专家推荐书（两份）； 

　　③研究生入学登记表（2022届起新增） 

　　④成绩单 

　　⑤答辩决议书； 

　　⑥学位授予决议书； 

　　⑦毕业生登记表； 

　　⑧报到证白联； 

　　⑨党团组织材料和其他有必要归档的奖励证明材料。 

　　⑩前置阶段学业/工作档案（入学时未调入则无此项） 

　　二、档案的转递 

　　（一）研究生发生毕业（肄业）、转学、退学（未报到入学）、出国或死亡等学籍变动情况，学院应及时整理、密封档案并加盖学院公章，填写《花名册》，均交由研究生工作部统一通过EMS学生档案专递通道寄送、转递。必要时可派专人送取。如无调档函、但本人经调入单位允许自带档案，需签署《研究生档案调出告知书》（见附件）。 

　　（二）在校内转专业的学生，相关学院在学校发文后，应及时办理学生档案转递工作，履行档案交接手续。 

　　（三）因各种原因造成档案遗留的，各学院将已有材料整理并移交研究生工作部。 

　　（四）所有档案材料移交时，由交接双方经办人当面检查验收，经核对无误后履行签字手续，《花名册》一式两份，交接双方各执一份。 

　　三、未尽事宜，各学院可与研究生工作部协商解决。 

　　附件1： 《中南林业科技大学学生档案管理办法》 

　　附件2： 《研究生入学登记表》 

　　附件3： 《研究生档案移交花名册》 

　　附件4： 《研究生档案调出告知书》                      

　　                                    研究生工作部 

　　2022年6月8日